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【新入社員向け】入社前に覚えておきたいExcelの関数とピボットテーブル

どうも、Nissyです。

 

この季節、もう少しで社会人になり残りの学生生活をどう過ごそうかと思っている新卒の方が多いと思います。

 

社会人になる前に、何かしておかないといけないことがあるかと不安な方もいるかと思います。

正直特に何もしなくていい(強いて言うなら旅行)のですが、Excelの関数だけはもう少し覚えておけばよかったなと今では思います。

 

今回は、僕が社会人になってすぐの時に、「入社前に覚えておけば良かったな。。。」という

Excelの基本の基本の関数、VLOOKUP関数ピボットテーブルについて書いていきたいと思います。

 

Excel 関数 VLOOKUP

学生のみなさんが思っている以上に、会社はExcelを多用します。

何でもかんでもExcel、完全に表計算ソフトの範疇を超えているレベルで使われています。

特に、メーカーの工場勤務とかであれば基幹システムとしてExcelを使ってたりします。

(バージョンアップとかどうしているんだろうか、、、)

 

僕が社会人になってよく使用しているのが、

VLOOKUP

です。

 

VLOOKUP関数 使い方

VLOOKUP関数は、簡単に言うと、縦方向の文字を探す関数です。

指定した範囲の文字を、ほかの範囲から探してきて、同じ値が来た時に、隣の行にある値を表示してくれる関数です。

 

下記の書式でセルに入力すればOKです。

早速例です。

品番と品名が記載されている品名Tと、品番と材質が記載されている材質T

その二つを使用して、品番・品名・材質をまとめた表を作成します。

 

まずは、A8セルに記載されている品番を、A3~B5の表から検索します。

注意ですが、A3~B5の表から値を検索する際、必ず検索する値が範囲の中で一番左になるようにしてください。

 

これでエンターを押すと、「エー」という文字列が表示されます。

同じ要領で材質を持ってきましょう。

検索する値は同じくA8セルですね。

範囲は今回は材質Tを選択します。

行番号はあくまで、選択している範囲の中で何番目の行かを記載する必要があるため、今回も2(6じゃない)です。

これでエンターを押すと、ステンレスという文字列が表示されます。

 

こんな感じで、ほかの表から同じ品番のデータを持ってくる、みたいなことは会社でめちゃくちゃさせられます。

覚えていて損はないかと思います。

ピボットテーブル

上司から急に大量のデータを渡されて、見やすい表にしてくれ

見たいな状況が会社ではたまにあります。

絶望して死ぬほど関数を使用しなくても、Excelは優秀なのでそんな時用の機能がちゃんと存在します。

それが、ピボットテーブルです。

 

ピボットテーブル 使い方

早速使い方です。

例として、こんな表があったとします。

品番があり、それがいくつ、いつ納期で、何社から、誰が発注したかという表と仮定します。

表の中に、同じ名前の品番が複数存在します。

また、仕入先も同じ会社が複数存在し、担当者も複数存在、納期も同じ日が複数存在すると仮定しています。

こんな表は会社生活を送ると、一日に10回は目にします。

これらをピボットテーブルで集計します。

 

表の中のどれかのセルを選択した状態で、挿入タブのピボットテーブルをクリックします。

 

そうすると、自動で集計した表が選択されます。

もし選択されていなかったら、赤枠部分の範囲を自分で設定してください。

その後、OKをクリックです。

 

そうすると、新しいシートが出来ます。

早速、左のピボットテーブル1をクリックしてください。

右にピボットテーブルのフィールドなる物が表示されます。

 

まずは、品番がそれぞれ何個発注したかを確認しましょう。

行の部分に品番をドラッグ&ドロップ

値の部分に発注数量をドラッグ&ドロップ

そうすると、こんな表が出来上がります。

簡単ですね。

行部分に入れた品番が行見出しとして並び、

値部分にいれた発注数量が、それぞれ合計されて表示されているだけです。

 

見出しの品番を消して、今度は仕入れ先に変更するとこんな感じ。

どこの会社のものを何個買っているかの集計が可能です。

 

今度は、行見出しに品番、値に発注数量、列見出しに納期を持ってきます。

するとこんな感じ。

これで、どの品番がいつ、何個入ってくるかがわかりやすくなりました。

 

このように、横並びでいっぱい同じ形式のデータが並んでいる際に、簡単に集計できるのがピボットテーブルです。

メーカー勤め、特に工場勤務になると、ピボットテーブルは狂ったように使用すると思うので、

覚えておいて損はないと思います。

 

 

まとめ

VLOOKUP関数とピボットテーブルは、Excelの基本中の基本ですが、以外と知らない学生さんは多いと思います。

覚えておくと、いざというときに便利です。(少なくとも僕は知らなくて最初ちょっと苦労した)

 

 

 

 

 

 

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